Lista

In questa sezione capirai come creare una nuova lista, aggiungere nuovi contatti e gestire le liste esistenti sfruttando la piattaforma Vola.

Creare una nuova lista

Per creare una nuova lista è sufficiente cliccare sull'opzione Nuova Lista Email presente nel menù laterale di sinistra. Viene aperta una nuova pagina dove è necessario inserire le seguenti informazioni:

  • Nome Lista (obbligatorio)

    ​ Nome che si desidera assegnare alla Lista, per poterla poi facilmente identificare

  • Descrizione (opzionale)

    ​ Una breve descrizione che consente di annotare qualche dettaglio in più della lista

  • Mittente Predefinito (opzionale)

    ​ Ogni lista può avere un mittente predefinito che viene utilizzato per inviare la campagna email. Se hai creato più di un mittente puoi modificare il mittente predefinito in ogni momento tramite il menù di modifica della lista.

Cliccando sul pulsante Salva il sistema esegue il salvataggio della lista e mostra una nuova pagina per l'importazione dei contatti.

Aggiungere contatti ad una lista

La piattaforma Email di Vola offre due metodologie di importazione dei contatti

  • Importazione di contatti multipli
  • Importazione contatto singolo

Per passare da una metodologia all'altra è sufficiente posizionare il mouse sulla voce Aggiungi Contatti e selezionare una delle due opzioni presenti.

Aggiungere nuovi contatti multipli da File

Se hai a disposizione un file contenente una lista di contatti puoi aggiungerli alla tua lista importando il file sulla piattaforma Vola e seguendo la procedura guidata.

Per prima cosa è necessario caricare il file di contatti tramite il pulsante Aggiungi File

I formati di file supportati sono .csv e .xls, per eseguire correttamente il caricamento è necessario che il file sia formattato in modo corretto. Puoi scaricare sia un modello csv che xls tramite gli appositi link adiacenti la voce Carica File Contatti per capire come creare in modo corretto un file di contatti

è possibile configurare alcune opzioni

  • Associazione ai gruppi

    ​ Se hai creato uno o più gruppi puoi decidere di associare i contatti del file ad un gruppo specifico.

    ​ Se nessun gruppo è presente è possibile selezionare la voce Crea un nuovo gruppo e compilare i campi richiesti per associare i contatti al gruppo

  • Modalità di importazione

    ​ Nel caso in cui una lista contenga già dei contatti ma si voglia comunque aggiungerne di nuovi è possibile scegliere il comportamento che deve avere il sistema nel caso in cui trovi due o più contatti con la stessa email.

    1. Aggiornare i contatti esistenti con i nuovi valori
    2. Duplicare i contatti, nella lista saranno presenti contatti multipli con la stessa email

Una volta che sono state configurate tutte le opzioni è necessario avviare il caricamento del file con il pulsante Avvia Caricamento, il sistema non importerà ancora i contatti ma eseguirà una prima verifica del file per controllare che sia ben formattato.

Se non si verificano errori è possibile passare all'ultimo step selezionando il pulsante Procedi.

In qualsiasi momento puoi annullare l'operazione cliccando il pulsante Annulla oppure puoi cancellare il file caricato cliccando sull'icona Cestino

Viene mostrato un nuovo menù denominato Associa i campi del file, il suo scopo è quello di associare ogni colonna del file ai campi dei contatti.

Tramite i menù a tendina si possono associare i campi contatti ai nomi delle colonne dei file csv o xls. Nel caso in cui si desideri ignorare un certo campo è sufficiente selezionare la voce Ignora, in questo modo il campo non verrà associato ai contatti.

La piattaforma Email di Vola gestisce i seguenti campi:

  • Nome
  • Cognome
  • Email
  • Cellulare
  • Telefono
  • Fax
  • Data di nascita
  • Sesso
  • Indirizzo
  • Città
  • Provincia
  • CAP
  • Personalizzato: ​nel caso in cui siano presenti uno o più campi non presenti nell'elenco sopra riportato

Per concludere l'importazione dei file nella lista è necessario spuntare la voce Consenso dei contatti a ricevere comunicazioni e cliccare il pulsante Importa File.

Vola ricorda che i propri clienti hanno la responsabilità ed il dovere di reperire i contatti email secondo le leggi vigenti, pena il blocco del servizio.

In base al numero dei contatti presenti l'importazione potrebbe richiedere parecchio tempo, non è necessario tenere la pagina del browser aperta poichè le operazioni vengono eseguite in background.

Una volta che l'importazione è terminata viene mostrato un messaggio attraverso la box di notifica

Cliccando sul link Clicca qui viene mostrato un report dettagliato relativo ai contatti importati:

  • Contatti Totali

    ​ Numero totale di contatti gestiti durante la fase di import

  • Contatti Aggiornati

    ​ Numero totale di contatti che sono stati aggiornati (e non inseriti ex-novo)

  • Contatti Importati

    ​ Numero totale di nuovi contatti che sono stati importati nella lista (ma non aggiornati)

  • Contatti Scartati

    ​ Numero totale di contatti scartati

  • Download Scartati

    ​ In caso siano presenti alcuni contatti scartati vengono mostrati due pulsanti per scaricare (in due formati diversi) la lista dei contatti che hanno generato un errore e la motivazione.

Aggiungere Contatto Singolo

Se si vuole importare un contatto per volta, per farlo è sufficiente compilare i campi del contatto.

Tutti i campi sono opzionali ad eccezione dell'indirizzo email

NB: una volta che un contatto è stato inserito e salvato in una lista, non è più possibile modificare il campo email.

Nel caso in cui siano presenti dei gruppi è possibile associare il contatto ad uno più gruppi (Nel caso riportato in figura si nota come non sia presente nessun gruppo).

Per importare il contatto è necessario spuntare la voce Consenso del contatto a ricevere comunicazioni e premere il pulsante Salva.

Vola ricorda che i propri clienti hanno la responsabilità ed il dovere di reperire i contatti email secondo le leggi vigenti, pena il blocco del servizio.

Campi Personalizzati

I campi personalizzati sono dei campi creati direttamente dall'utente che non fanno parte dell'elenco dei campi gestiti dalla piattaforma e che possono essere associati ai contatti.

Supponendo di avere lo stesso contatto in due o più liste diverse, un campo personalizzato realizzato per il contatto di una certa lista non sarà presente nelle altre liste. Ne consegue che i campi personalizzati creati per i contatti di una lista sono associati solo a quella lista specifica.

La creazione di un campo personalizzato può essere fatta sia durante l'importazione di contatti multipli che durante l'importazione di un contatto singolo

Come si crea un campo personalizzato per contatti multipli

Se si ha a disposizione un file di contatti contenente un campo non gestito direttamente dalla piattaforma Vola è possibile creare un campo personalizzato da associare a tutti i contatti.

Supponiamo di avere un file fatto nel seguente modo:

Nome Cognome Email Occupazione
Mario Rossi mario.rossi@mail.it Impiegato
Luca Bianchi luca.bianchi@mail.it Impiegato
Simone Verdi simone.verdi@mail.it Impiegato
Stefano Neri stefano.neri@mail.it CEO
Elisa Azzurri elisa.azzurri@mail.it Sicurezza

Il campo personalizzato in questo caso è Occupazione.

Dopo aver importato e caricato il file viene mostrato il menù per eseguire l'associazione dei campi

Per associare il campo Occupazione selezionare la voce Personalizzato dal menù a tendina.

Automaticamente il sistema assegna il nome Occupazione al campo personalizzato, tuttavia è possibile cambiare il nome del campo.

Se si vuole cancellare uno o più campi personalizzati a più contatti è sufficiente importare una lista di contatti senza il campo personalizzato (oppure assegnarli il valore Ignora in fase di assegnazione campi) e settare la modalità di importazione su Aggiorna esistenti.

Come si crea un campo personalizzato per un singolo contatto

Per inserire un campo personalizzato ad un singolo contatto è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi Campo. Viene mostrato un nuovo menù all'interno del quale inserire il nome del campo personalizzato e il suo valore.

Per confermare cliccare sul pulsante Salva Campo, il nuovo campo viene immediatamente mostrato.

Si possono inserire uno o più campi personalizzati che verranno elencati uno sotto l'altro.

Cliccando sull'icona a forma di cestino è possibile eliminare il campo.

Per effettuare e confermare le modifiche è necessario cliccare sul pulsante Salva, esattamente come si fa per salvare (o aggiornare) un contatto.

Gestione delle Liste

Sulla piattaforma Vola è possibile gestire una o più liste di contatti in modo indipendente l'una dall'altra.

Puoi visualizzare un elenco di tutte le liste presenti cliccando il pulsante Elenco

la tabella fornisce le seguenti informazioni

  • Nome della Lista

    Il nome che è stato associato alla lista nella fase di creazione

  • Descrizione

    Una breve descrizione (opzionale) della lista

  • Numero di Attivi

    Numero totale di utenti che risultano attivi, ovvero che possono ricevere le campagne email (non sono conteggiati quindi i contatti che si sono disiscritti, i contatti inattivi o quelli che hanno generato precedentemente degli errori)

  • Numero di Contatti

    Numero totale di contatti memorizzati nella lista (sia attivi che non)

Cancellare una Lista

Per cancellare una lista è necessario cliccare sull'icona a forma di cestino e confermare la scelta nella successiva finestra di dialogo.

Puoi cancellare anche due o più liste contemporaneamente sfruttando le caselle di selezione e selezionando la voce elimina dal menù a tendina che compare in alto.

Cancellando una lista perderai tutte le informazioni statistiche dettagliate delle campagne ad essa associate. Continueranno ad essere consultabili invece i dati statistici aggregati. Consulta la sezione statistica per maggiori informazioni.

Visualizzare e Modificare una Lista

Cliccando sull'icona a forma di matita è possibile accedere al menù per modificare o aggiornare le impostazioni e i contatti di una lista specifica.

In alto è presente una barra degli strumenti che consente di accedere a 4 sezioni principali

  • Contatti

    La sezione Contatti permette di visualizzare l'elenco dei contatti associati alla lista (è la voce selezionata di default quando si accede al menù di modifica della lista)

    Per ogni contatto è possibile visualizzare il suo stato di attivo/disattivo e, tramite l'icona a forma di matita, è possibile modificare i campi del contatto (tranne il campo email). La modifica/aggiornamento di una contatto singolo viene eseguita sfruttando lo stesso menù utilizzato per aggiungere un contatto singolo

    Inoltre è possibile visualizzare ed esportare i contatti che risultano disattivi tramite il menù a tendina accanto al form di ricerca.

  • Aggiungi Contatti

    Permette di aggiungere o aggiornare contatti multipli o singoli alla lista, clicca qui per vedere come fare

  • Gruppi

    Permette di creare uno o più gruppi di contatti.

  • Impostazioni

    Consente di accedere al menù per modificare alcuni parametri della lista, quali il nome, la descrizione ed un'eventuale mittente predefinito.

Contatti disattivi e richiesta di reiscrizione

Un contatto può risultare disattivo per diverse motivazioni:

  • Contatto disattivo per disiscrizione da lista

  • Contatto disattivo per disiscrizione da tutte le liste

  • Contatto disattivo per segnalazione di abuso: contatto che ha segnalato le comunicazioni ricevute come spam.

  • Contatto disattivo per inattività: contatto che non interagisce con la newsletter da un numero cospicuo di invii. Per interazione si intende una qualsiasi azione effettuata dal contatto nei confronti della email ricevuta, come aperture, click ma anche disiscrizione o segnalazione di spam. Un utente inattivo è quindi un utente che ignora le email ricevute.

  • Contatto disattivo per hard bounces: contatto che ha generato un ritorno dovuto ad un errore definitivo come ad esempio indirizzo email non valido o inesistente.

  • Contatto disattivo per ripetuti soft bounces: contatto che ha generato un ritorno di tipo transitorio o non permanente come ad esempio una casella di posta piena.

Ad utente disattivo per inattività o perchè disiscritto da una lista è possibile inviargli una mail per invitarlo nuovamente a ricevere le proprie campagne email.

Nella scheda contatto di questi utenti, comparirà un pulsante con la scritta "Invia email di iscrizione"

Cliccando sul pulsante verrà inviata al contatto una email in cui si chiede la conferma per continuare a ricevere le newsletter. Il link di conferma ha una validità di 15 giorni, se il contatto non clicca sul link non sarà più possibile inviargli comunicazioni né nuove richieste di reiscrizione.

NB: non è possibile inviare richieste di reiscrizione a tutti quei contatti che sono disattivi per segnalazione di abuso o perchè hanno generato un errore.

Gruppi

Un Gruppo è un sottoinsieme di contatti di una lista, il loro scopo è quello di targettizzare in modo più dettagliato i contatti al fine di inviare campagne Email ancora più mirate e, quindi, di maggiore efficacia.

Per visualizzare i gruppi è necessario selezionare la voce Gruppi nella barra degli strumenti presente nel menù di visualizzazione e modifica di una lista.

Se presenti, vengono mostrati tutti i gruppi associati ad una lista specifica riportando nome, descrizione e numero di contatti appartenenti al gruppo.

Tramite il relativo form di ricerca è possibile trovare un gruppo specifico tramite il suo nome o la sua descrizione.

Creare un gruppo

Cliccando sul pulsante Aggiungi Gruppo è possibile iniziare a creare un nuovo gruppo di contatti.

I campi da compilare sono

  • Nome del Gruppo

    Nome che si vuole assegnare al gruppo

  • Descrizione

    Breve descrizione del gruppo (opzionale)

  • Filtro

    Strumento per filtrare i contatti in base ai campi ad essi associati (opzionale)

  • Filtro Avanzato

    Strumento per filtrare i contatti in base a condizioni avanzate (opzionale)

Una volta che i campi necessari sono stati compilati si procede al salvataggio del gruppo utilizzando il pulsante Salva, durante il salvataggio del gruppo non è necessario mantenere aperto il browser sulla pagina di creazione del gruppo.

I Filtri

I filtri sono il sistema grazie al quale si riesce a selezionare certi contatti piuttosto che altri in base a determinate condizione o caratteristiche.

Esistono due tipi principali di filtri

  • Filtri Standard (chiamati per semplicità filtri)
  • Filtri Avanzati

Filtri Standard

I filtri standard sono filtri che si applicano esclusivamente sui campi associati al contatto (come ad esempio nome, cognome o indirizzo email)

Il primo menù a tendina consente di scegliere il campo associato al contatto, il secondo menù a tendina consente di scegliere la condizione mentre l'ultima box deve essere valorizzata dall'utente con il valore desiderato. Per aggiungere il filtro all'elenco cliccare il pulsante Aggiungi.

Filtri Avanzati

I filtri avanzati sono filtri che vengono applicati sullo stato e sul comportamento del contatto di fronte alle email che ha ricevuto.

Il menù a tendina consente di scegliere la condizione mentre le due box consentono di scegliere l'intervallo temporale all'interno del quale applicare il filtro avanzato. Per aggiungere il filtro all'elenco cliccare il pulsante Aggiungi

Anteprima dei filtri

Tutti i filtri applicati vengono elencati all'interno di una tabella, cliccando sul pulsante a forma di cestino è possibile rimuoverli.

Prima di salvare il gruppo è possibile visualizzare un'anteprima dei contatti che soddisfano le condizioni dei filtri configurati cliccando il pulsante Anteprima Filtri.